Visita técnica a un recinto: la lista que repasamos

Casi todos los problemas que aparecen el día de un directo se podían haber visto antes. La unidad móvil que no cabe por el arco, el cuadro que comparte línea con la iluminación del escenario, la posición desde la que se ve media pantalla. No son imprevistos: son datos que estaban ahí y no se recogieron a tiempo.

La visita técnica es el momento de recogerlos, y lo ideal es hacerla antes de presupuestar, para saber qué dispositivo admite ese espacio de verdad. Con un evento pequeño en un espacio conocido basta un cuestionario con fotos; con unidad móvil, tiradas largas o un recinto que no se construyó para esto, hay que ir.

1. Acceso y aparcamiento de la unidad móvil

Es lo primero porque condiciona todo lo demás. Lo que se comprueba sobre el terreno, no en vistas de satélite:

• Recorrido hasta el punto de estacionamiento. Anchura de calle, radios de giro, bolardos, pilonas retráctiles y quién tiene la llave. Si hay que entrar por un aparcamiento, la altura del gálibo es un número que hay que leer, no estimar.
• Sitio real para trabajar. La unidad necesita abrir puertas, sacar cable y quedarse ahí toda la jornada. Un hueco donde cabe el vehículo pero no se puede trabajar no sirve.
• Distancia hasta el punto de despliegue. Se mide en metros de recorrido de cable, no en línea recta: rodear un edificio, entrar por una puerta de servicio y subir una planta suma mucho.
• Permisos de ocupación y horarios de carga. En centros históricos y zonas peatonales hay franjas concretas y a veces autorización previa que alguien tiene que pedir con antelación.

Si el acceso rodado es imposible, el control se monta en maletas dentro del espacio: es legítimo, pero cambia presupuesto, tiempos y personal, así que se decide aquí y no la víspera.

2. Cuadro eléctrico y potencia disponible

La segunda causa de sustos. Hay que averiguar cuántos cuadros hay para producción, de qué potencia, dónde están y —la pregunta clave— con quién se comparten. Colgar el control del mismo cuadro que la iluminación del escenario es la receta clásica del corte a mitad de acto.

Se anota también si hay toma de fuerza trifásica y quién puede rearmar un cuadro el día del evento. Llegamos con cuadro propio, mangueras y SAI, pero eso protege de un microcorte, no de una instalación insuficiente. Sin garantías se plantea grupo electrógeno, con su ubicación acordada: un grupo suena y no puede quedar cerca de una toma de audio.

3. Recorridos para las tiradas de fibra y SDI

Aquí se decide qué material se carga en el camión. En una sala mediana el coaxial resuelve; en cuanto la distancia crece, entra la fibra. Lo que se recorre a pie, cable imaginario en mano:

• Por dónde entra el cable y qué puertas quedarán abiertas o entornadas.
• Qué pasos son de público y necesitan canalización o pasacables.
• Si hay conductos, registros o falsos suelos aprovechables.
• Si el recinto permite fijar algo a paredes o suelo. En edificios protegidos suele ser que no.
• Dónde hacen falta enlaces inalámbricos y si el entorno radioeléctrico lo admite.

4. Posiciones de cámara y lo que se ve desde cada una

No basta con señalar puntos en un plano: hay que ponerse en cada uno y mirar. Se valora la vista real hacia el escenario, la altura y si hace falta praticable, si el trípode molesta a un paso de público o a una salida de emergencia, si un foco entra directo al objetivo y si la posición aguanta con la sala llena de gente de pie.

Se anota qué óptica pide cada punto —una cámara al fondo de un pabellón necesita alcance— y qué posiciones hay que acordar con el fotógrafo y con el equipo de sala. El criterio de cuántas hacen falta está en cuántas cámaras necesita un evento.

5. Punto de audio en la mesa de sala

El vídeo perdona; el audio no. Se localiza la mesa de sala y se resuelve el punto de entrega: qué salida hay, si puede haber una submezcla dedicada a emisión distinta de la que suena en la sala y si el técnico de sala estará el día del acto. Se mira además dónde caben micrófonos de ambiente y si la climatización zumba. Los criterios están en cómo se toma el audio de un directo.

6. Red del recinto y cobertura móvil

La pregunta no es «¿hay wifi?». Es si existe una línea cableada con ancho garantizado, quién la administra, si se puede reservar caudal de subida y si hay cortafuegos o portal cautivo que bloquee la salida que necesita el codificador. El wifi de un hotel o de un palacio de congresos se comparte con los asistentes y se degrada justo cuando la sala se llena.

En paralelo se mide la cobertura móvil de varios operadores en el punto donde estará el equipo —no en la puerta— y, si se prevé satélite, se busca vista despejada de cielo, que en un patio con galería puede no existir. Se mide a la hora prevista del acto, no a media mañana con el recinto vacío.

7. Horarios de carga, montaje y desmontaje

El tiempo disponible decide el dispositivo tanto como el dinero. Se cierra la hora real de entrada de material, si se puede acceder la víspera, el orden de proveedores, la hora de apertura al público y el límite de desmontaje. Un montaje de tres horas compartido con otros dos equipos no es un montaje de tres horas.

8. Con quién hay que hablar de cada cosa

Media visita consiste en identificar interlocutores. Conviven al menos tres figuras: la organización, que decide contenidos y horarios; el responsable técnico del recinto, que manda sobre instalaciones y llaves; y el informático, que controla la red y casi nunca está en la reunión de producción. Salir con nombres y teléfonos de todos vale más que cualquier plano.

Qué sale de la visita

De una visita bien hecha salen cinco documentos: plano de posiciones, esquema de cableado con metrajes, plan eléctrico, medición de conectividad y horario de montaje realista. Con eso se cierra una propuesta y se defiende; sin eso, cualquier cifra es una apuesta. Cómo lo encajamos está en cómo trabajamos.